Shopware Warenwirtschaft richtig einbinden

Wird eine Bestellung in Ihrem Shopware Shop ausgelöst, so gelangt diese auch in die Warenwirtschaft. Ab hier werden die notwendigen Daten für den Picking Prozess verarbeitet. Dies bedeutet, dass der Prozess des Zusammenstellens der einzelnen Positionen bearbeitet wird. Das System stellt alle notwendigen Daten für Ihre Mitarbeiter:innen zusammen, welche sie brauchen um die Bestellung effizient bearbeiten und versenden zu können:

• auf welcher Lagerposition befindet sich der Artikel,
• welche Anzahl,
• ob es eine Teilbestellung wird, da sich ein weiterer Artikel in einem anderen Lager/ im POS befindet, etc.
• Einkäufe,
• Rückgaben an den Lieferanten,
• Buchungen auf ein anderes Lager,
• Rücknahmen vom Kunden oder auch
• Verkäufe werden registriert und verbucht.

Sie haben immer im Blick, wo welcher Artikel liegt und wie oft dieser verkauft wurde.

Ein gutes Warenwirtschaftssystem bietet Ihnen viele Auswertungsmöglichkeiten und viele Schnittstellen. Diese Schnittstellen sind zumeist zu Buchhaltungsprogrammen oder Kassensystemen verbunden. Je mehr Schnittstellen Ihr Warenwirtschaftssystem am Ende aufweist, desto stärker entwickelt es sich zu einem ERP-System, welches neben den Warenprozessen sämtliche Prozesse und organisatorische Abläufe Ihres Shops verwaltet. Der Schlüssel hierzu sind die Schnittstellen. Doch was ist damit gemeint?

Damit Sie Ihren Online-Handel auch reibungslos abwickeln können, brauchen Sie mindestens Schnittstellen zur Kundenverwaltung, zu Ebay, Amazon und anderen Market Places und selbstverständlich zu Ihrer Warenwirtschaftssoftware. Und diese muss auch zu Shopware passen.

Mit diesen Schnittstellen stellen Sie sicher dass ein Bestandsabgleich in Echtzeit umgesetzt werden kann. Denn geht eine Bestellung ein, muss die Verfügbarkeit im Shop sofort korrigiert werden sobald der Artikel abverkauft ist.

Für Shopware gibt es zum Glück eine große Auswahl an passenden Warenwirtschaftssystemen. Ebenso die passenden Schnittstellen müssen in den seltensten Fällen komplett neu entwickelt werden. Sollten Sie eine Warenwirtschaftssoftware nutzen, welche nicht auf den ersten Blick mit Shopware kompatibel ist, ist dies kein Problem.

Shopware Partner, wie z.B. IronShark, finden für Sie die bestmögliche Lösung. Entweder in der Entwicklung einer komplett individuell entwickelten Schnittstelle oder in der Konfiguration und Transfer des alten Systems auf ein neues Shopware Warenwirtschaftssystem.

Doch hier fängt es schon an: wie finden Sie heraus, welche Shopware Warenwirtschaft zu meinen Anforderungen passt? Wie entscheidet man sich für die bestmögliche Shopware WaWi Schnittstelle?

Die bekanntesten Warenwirtschaftslösungen für Shopware sind mit Sicherheit Pickware, Vario und Tricoma. Aber auch WeClapp und Billbee sind sehr beliebt.

Alle sind gut aber nicht alle am besten für jeden Zweck geeignet. Um die für sich beste Shopware Warenwirtschaft mit den entsprechenden Shopware Schnittstellen für Warenwirtschaft zu finden, müssen Sie genau definieren, was diese können muss.

Auf diese Weise arbeiten Sie bei der Auswahl mit dem Ausschluss-Prinzip, was bei der Masse an WaWis und ERPs auf dem Markt eine sehr gute Methode ist.

Unser Vorschlag: gehen Sie nach dieser Methode vor um die für Sie passende Shopware WaWi oder ERP zu bestimmen.

Als Shopsystem haben Sie sich für Shopware entschieden oder betreiben dies bereits. Haben Sie bereits ein Warenwirtschaftssystem können Sie nun gleich nachschauen, ob dieses eine Schnittstelle zu Shopware anbietet und andersherum. Fehlt nur eine Schnittstelle, können Sie sich überlegen, diese entwickeln zu lassen.

Shop-Größe

Betreiben Sie bislang einen Online-Shop mit Shopware und benötigen nun eine Warenwirtschaft, sollten Sie kontrollieren, wie viele Bestellungen Sie und Ihre Team täglich bearbeiten müssen. Sind es nur einige Dutzend oder befinden wir uns eher in den Hunderten oder Tausenden?

Thema Lagerwirtschaft

Wie wichtig ist die Lagerwirtschaft? Klingt banal ist aber ein erheblicher Faktor der auch unter die Skalierbarkeit fällt. Verkaufen Sie z.B. Ihre Artikel nur mithilfe von Dropshipping-Partnern, müssen Sie lediglich Ihre angebotene Menge bei Bedarf auf 0 setzen können, damit die Verkäufe gestoppt werden.

Reichen jedoch Mindestmengen und Bestellmengen als relative Größe im Verkaufsprozess nicht mehr aus und es werden automatisierte Lösungen benötigt, so brauchen Sie definitiv eine Warenwirtschaftssoftware, welche aber auch simpler ausfallen kann.

Buchhaltung und Zahlungsanbieter

Auch die Buchhaltung sollte absolut korrekt und idealerweise vollautomatisiert ablaufen. Oder möchten Sie jede Zahlung manuell kontrollieren und auf bezahlt/offen setzen müssen?

Ebenfalls sollten alle Bestellungen gebündelt an einem Ort bearbeitet werden: Ebay, Amazon, Online-Shop oder Etsy werden idealerweise übersichtlich auf einer Oberfläche dargestellt. Denn für die Buchhaltung ist es essentiell, dass alle Zahlungen klar einer Rechnung zugeordnet werden.

SaaS oder lokales System

Hier kommt es ein wenig auf Ihre Vorlieben an: mieten Sie Ihre WaWi in einer Cloud-Lösung, so liegen letztlich alle Rechte beim Anbieter. Stellt dieser seinen Dienst ein, so verlieren Sie Ihr System.

Bei einer lokalen Software haben Sie die komplette Kontrolle, müssen aber meist für die Einrichtung und das Aufsetzen der Software aufkommen und diese organisieren.
DSGVO konform sind alle für Deutschland zugelassenen WaWi Systeme, die in Deutschland gehosted sind.

Messbare Ergebnisse

Einige Anbieter mit Warenwirtschaftslösungen bieten unterschiedliche Pakete an, welche man in seinen Funktionen auch upgraden kann. Denn letztlich ist es enorm wichtig, dass nicht nur der eigene Webshop skalierbar ist sondern auch die angebundene Software.

Alle zwei Jahre sollten Sie sich mindestens fragen: wohin soll der Weg gehen? Ist die vorhandene Software noch ausreichend? Damit Sie nicht immer wieder vor der Überlegung eines Wechsels aufgrund von Grenzen des vorhandenen Systems stehen, planen Sie am besten gleich von Anfang an Luft nach oben ein.

Alle diese Fragestellungen sollen Ihnen helfen, die für Sie beste WaWi für Shopware zu finden.

Sie haben sich nun Ihre Anforderungen notiert und sind sich sicher, dass Sie nun Warenwirtschafts-Lösungen vergleichen können. Wir fassen Ihnen nun unsere beliebtesten WaWi Systeme in Ihren Funktionen zusammen.

•    WeClapp steht für richtig starke Automatismen: Bestelleingang, Zahlungsabgleich, Buchungssatz, Abgleich Warenbestand vollautomatisiert
•    starker Support, auch bereits schon in der Testphase
•    sehr umfangreich und mächtiges System, deshalb insbesondere für große Online-Shops mit vielen Verkaufskanälen bestens geeignet
•    vorhandene Schnittstelle zu Shopware
•    hoher zeitlicher und finanzieller Aufwand der Einrichtung

•    lässt sich sehr einfach einrichten
•    sehr schnelles Einarbeiten möglich
•    halbautomatisch: Lieferungen aus Shopware werden abgerufen, Zahlungsabgleich bei PayPal und der Bank funktioniert halbautomatisch, Zahlungsabgleich mit PayPal erfolgt nur manuell
•    Einfache Änderung des Status einer Bestellung, die löst automatische Tasks wie Versand der Rechnung per Email an Kunden, Infos über Versand- und Bestellinfos, Infos werden auch in Shopware aktualisiert
•    guter Support per Email
•    leider nicht vollautomatisch: Filter und Sortierfunktionen unterstützen im täglichen Handling
•    nur für Shops mit nicht mehr als um die 100 Bestellungen pro Tag, sonst wird der Zeitaufwand für die Bearbeitung der Bestellungen und dem Erstellen der Rechnungen und Abwicklung der unterschiedlichen Zahlungseingänge zzgl. Versand der Informationen an den Kunden zu groß
•    erledigt nicht die Buchhaltung, hierzu braucht es ein extra Anwendung

•    Pickware ist bereits in Shopware integriert
•    auch für KMUs geeignet
•    ist filialfähig und unterstützt damit auch stationären Verkauf
•    integriert sind CRM, Anbindung an die Buchhaltung, Schnittstelle für Marktplätze und Kasse
•    keine Konnektoren oder Synchronisationsprozesse notwendig
•    das Bedienen von Pickware läuft komplett über das Backend von Shopware und verbraucht dementsprechend Kapazitäten
•    nicht ganz unerheblicher Aufwand für die Einrichtung
•    kostenpflichtig

•    besonders für mittelständische und große E-Commerce Betreiber:innen geeignet
•    es ist filialfähig, unterstützt CRM, hat Anbindungen zu Kasse, Buchhaltung, Schnittstellen zu Online-Shop und Shopware sowie Schnittstellen zu Marktplätzen
•    erlaubt Multi-Channel Retail
•    ist ein standardisiertes Konzept, dessen Einrichtung bei um die 500 bis 1.000€ liegt
•    relativ hoher finanzieller Aufwand mit ca. 600€ Nutzung/Jahr

Dies ist nur eine Auswahl und soll Ihnen zeigen, welche Anbieter es gibt und wie sehr sie sich vorab informieren müssen. Steigen Sie erst ein und haben erwartungsgemäß zeitliche Kapazitäten händisch Rechnungen auszustellen? Legen Sie Wert auf vollautomatisierte Abläufe? Welcher finanzieller Rahmen steht Ihnen für die Einrichtung und die entstehenden Kosten aus Kauf oder Nutzungsgebühren jährlich zur Verfügung?

Je mehr Vorarbeit Sie in die Planung und Auswahl stecken, desto länger haben Sie Nutzen an der Warenwirtschaftslösung.

Neben der Auswahl der richtigen E-Commerce Anwendung gilt es das Shopsystem so sicher und effizient wie nur möglich zu konzipieren. Neben Warenwirtschaft oder ERP gilt es die richtigen Schnittstellen für weitere Dienste wie Buchhaltung, Lager, CRM, Zahlungsdienste und vieles andere mehr zu entscheiden und einzurichten.

Es gibt viele gute Lösungen und Anbieter, aber nicht alle werden für Sie infrage kommen. Erstellen Sie eigene Anforderungslisten und checken Sie drei Konkurrenten gegen. Lesen Sie Nutzerberichte zu Benutzerführung und intuitiven Abläufen.

Haben Sie einen Favoriten, fragen Sie bei dem Anbieter nach einem Testsystem, um alle Funktionen zu testen und das Backend kennenzulernen. Nur so haben Sie eine valide Möglichkeit sich zu entscheiden.