Eine Warenwirtschaft ist für den Unternehmenserfolg einfach unerlässlich. Es muss auch fehlerfrei und effizient funktionieren. Der Datenaustausch von Warenwirtschaft und Online-Shop erspart die Arbeit, tagaus tagein manuelle Eingaben bezüglich Unternehmensprozesse zu steuern.
Doch was genau ist ein Warenwirtschaftssystem und warum benötigen Sie es für Ihren Shopware Shop? Neben diesen Fragen geben wir auch die für uns besten Warenwirtschaft Shopware Systeme mit auf den Weg!
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist eine Warenwirtschaft?
2. Welche Vorteile hat eine Warenwirtschaft für Sie?
3. Wie funktioniert die Lagerverwaltung mit einer Schnittstelle von Warenwirtschaft?
4. Was genau ist eine Schnittstelle innerhalb Shopware und der Warenwirtschaft?
5. Ist Schnittstelle gleich API?
6. Wie funktioniert eine Warenwirtschaft Schnittstelle?
7. Welche Schnittstellen und Technologien brauche ich für eine professionelle Warenwirtschaft?
8. Welche Warenwirtschaftssysteme sind für Shopware geeignet?
9. Wie entscheide ich mich für eine Warenwirtschaft Shopware?
10. Faktoren zur Auswahl der richtigen WaWi
11. Welche ist die beste Warenwirtschaft für Shopware?
12. Fazit
Was ist eine Warenwirtschaft?
Um es salopp zu sagen: die Warenwirtschaft ist das Gehirn eines Shops. In der Warenwirtschaft werden die verschiedenen in Ihrem Shop angebotenen Artikel verwaltet.
Der Warenfluss von der Bestellung bis zum Abverkauf wird komplett von der Warenwirtschaft unterstützt und verarbeitet. Es geht um die Bestandsverwaltung und das Abarbeiten von Bestellungen.
Absolut unentbehrlich und lebensrettend werden Warenwirtschafts Schnittstellen, wenn Sie neben dem Online-Shop Ihre Waren auch im POS, z.B. einem Laden in der Innenstadt, anbieten.
Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem für Sie?
Das einzige, was Sie wirklich machen müssen, ist die einzelnen Artikel im System anzulegen. Sobald der Artikel ordentlich angelegt ist, übernimmt die Warenwirtschaft die einzelnen Warenbewegungen. Je nach Warenwirtschaft können nämlich verschiedene Lager gepflegt werden, den Artikeln die Lagerplätze zugewiesen werden und auch die vorhandene Stückzahl verwaltet werden. Auch stehen Ihnen die Artikeldaten für mehrere unterschiedliche E-Commerce Kanäle zur Verfügung: neben Ihrem Online-Shop von Shopware und Ihrem stationären Laden, bieten Sie vielleicht Ihre Produkte über Amazon oder Ebay an.
Artikelattribute wie Artikelnummern, Produktbeschreibungen, Bilder, Varianten, uvam. werden über die Shopware Warenwirtschaft gepflegt. Betreiben Sie z.B. einen Online-Shop für Lebensmittel, so ist die Chargenverwaltung ebenfalls innerhalb des WaWi-Systems für Shopware möglich. So lassen sich unterschiedliche Verfallsdaten zwecks Rückverfolgung abbilden.
Wird eine Bestellung in Ihrem Shopware Shop ausgelöst, so gelangt diese auch in die Warenwirtschaft. Ab hier werden die notwendigen Daten für den Picking Prozess verarbeitet. Dies bedeutet, dass der Prozess des Zusammenstellens der einzelnen Positionen bearbeitet wird. Das System stellt alle notwendigen Daten für Ihre Mitarbeiter:innen zusammen, welche sie brauchen um die Bestellung effizient bearbeiten und versenden zu können:
- auf welcher Lagerposition befindet sich der Artikel,
- welche Anzahl,
- ob es eine Teilbestellung wird, da sich ein weiterer Artikel in einem anderen Lager/ im POS befindet, etc.
- Einkäufe,
- Rückgaben an den Lieferanten,
- Buchungen auf ein anderes Lager,
- Rücknahmen vom Kunden oder auch
- Verkäufe werden registriert und verbucht.
Sie haben immer im Blick, wo welcher Artikel liegt und wie oft dieser verkauft wurde.
Wie funktioniert die Lagerverwaltung mit einer Schnittstelle von Warenwirtschaft?
Ein gutes Warenwirtschaftssystem bietet Ihnen viele Auswertungsmöglichkeiten und viele Schnittstellen. Diese Schnittstellen sind zumeist zu Buchhaltungsprogrammen oder Kassensystemen verbunden. Je mehr Schnittstellen Ihr Warenwirtschaftssystem am Ende aufweist, desto stärker entwickelt es sich zu einem ERP-System, welches neben den Warenprozessen sämtliche Prozesse und organisatorische Abläufe Ihres Shops verwaltet. Der Schlüssel hierzu sind die Schnittstellen. Doch was ist damit gemeint?
Was genau ist eine Schnittstelle innerhalb Shopware und der Warenwirtschaft?
Shopware ist ein modulares System für Online-Shops. Dies bedeutet, dass das E-Commerce System vollständig für den digitalen Verkauf von Waren ausgelegt ist. Das Zusammenspiel von Warenwirtschaft mit dem Webshop bietet den idealen Rahmen für den professionellen und betriebswirtschaftlich sicheren Arbeitsablaufs Ihres Online-Handels.
Doch das Shopsystem selber arbeitet erstmal autark auf einem Server. Damit der Online-Shop auf Basis des Shopsystems Shopware und die Warenwirtschaft überhaupt erst miteinander verbunden werden können, setzt man eine sog. Schnittstelle.
Diese Shopware Schnittstellen werden mithilfe von Schnittstellen-Adaptern gesetzt. Als Adapter nutzen wir von IronShark APIs oder selten auch Import- und Export-Dateien.
Über diese automatisierten Schnittstellen werden dann die Daten zwischen dem Shopsystem und der Warenwirtschaft ausgetauscht. Die Entwicklung solcher Schnittstellen für Shopware sind meistens schon weitestgehend vorhanden. Anpassungen oder komplette Entwicklung solcher Schnittstellen ist aber mit unserer Shopware Agentur problemlos möglich.
Ist Schnittstelle gleich API?
- API bedeutet Application Programming Interfaces. Sie unterscheiden sich deutlich von den sogenannten User Interfaces, den Benutzerschnittstellen.
- Eine API ist eine Programmierschnittstelle. Also ein Programmteil, der von einem Softwaresystem anderen Programmen zur Anbindung an das System dient.
- Der Begriff Schnittstelle ist also nicht exklusiv für APIs zu nutzen, jedoch verwenden viele Entwickler Agenturen den Begriff synonym im Job.
Wie funktioniert eine Warenwirtschaft Schnittstelle?
Damit der Online-Shop und die Lagerverwaltung sowie Buchhaltung synchron abgeglichen werden, muss die Schnittstelle automatisiert die Daten erfassen und abgleichen.
Welche Daten genau übertragen werden, wird bei der Entwicklung der Schnittstelle an die Shopware Warenwirtschaft festgelegt. Sollen zum Beispiel die in der Warenwirtschaft vorhandenen Stammdaten an den Online-Shop automatisch übertragen werden?
Oder soll hauptsächlich der Import von Bestellungen aus dem Online-Shop an die Warenwirtschaft gesendet und verwaltet werden?
Welche Daten automatisiert transferiert werden, hängt sehr vom gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Mögliche Datenarten zum Austausch
Stammdaten
- Artikeldaten
- Preise (verschiedener Preislisten)
- Kategorien
- Kategorie-Artikel-Zuordnungen
- Kundenstammdaten
- Ansprechpartner
- Hersteller
- Hersteller-Artikel-Zuordnungen
- Kunden-Artikel-Beziehungen (für spezielle Kundenpreise)
Bewegungsdaten
- Bestellungen
- Lagerbestände
Welche Schnittstellen und Technologien brauche ich für eine professionelle Warenwirtschaft?
Damit Sie Ihren Online-Handel auch reibungslos abwickeln können, brauchen Sie mindestens Schnittstellen zur Kundenverwaltung, zu Ebay, Amazon und anderen Market Places und selbstverständlich zu Ihrer Warenwirtschaftssoftware. Und diese muss auch zu Shopware passen.
Mit diesen Schnittstellen stellen Sie sicher dass ein Bestandsabgleich in Echtzeit umgesetzt werden kann. Denn geht eine Bestellung ein, muss die Verfügbarkeit im Shop sofort korrigiert werden sobald der Artikel abverkauft ist.
Welche Warenwirtschaftssysteme sind für Shopware geeignet?
Für Shopware gibt es zum Glück eine große Auswahl an passenden Warenwirtschaftssystemen. Ebenso die passenden Schnittstellen müssen in den seltensten Fällen komplett neu entwickelt werden. Sollten Sie eine Warenwirtschaftssoftware nutzen, welche nicht auf den ersten Blick mit Shopware kompatibel ist, ist dies kein Problem.
Shopware Partner, wie z.B. IronShark, finden für Sie die bestmögliche Lösung. Entweder in der Entwicklung einer komplett individuell entwickelten Schnittstelle oder in der Konfiguration und Transfer des alten Systems auf ein neues Shopware Warenwirtschaftssystem.
Doch hier fängt es schon an: wie finden Sie heraus, welche Shopware Warenwirtschaft zu meinen Anforderungen passt? Wie entscheidet man sich für die bestmögliche Shopware WaWi Schnittstelle?
Wie entscheide ich mich für eine Warenwirtschaft Shopware?
Die bekanntesten Warenwirtschaftslösungen für Shopware sind mit Sicherheit Pickware, Vario und Tricoma. Aber auch WeClapp und Billbee sind sehr beliebt.
Alle sind gut aber nicht alle am besten für jeden Zweck geeignet. Um die für sich beste Shopware Warenwirtschaft mit den entsprechenden Shopware Schnittstellen für Warenwirtschaft zu finden, müssen Sie genau definieren, was diese können muss.
Auf diese Weise arbeiten Sie bei der Auswahl mit dem Ausschluss-Prinzip, was bei der Masse an WaWis und ERPs auf dem Markt eine sehr gute Methode ist.
Unser Vorschlag: gehen Sie nach dieser Methode vor um die für Sie passende Shopware WaWi oder ERP zu bestimmen.
- Webshop: Wie viele Bestellungen gehen pro Tag ein? Wie viele Produkte verkaufen Sie?
- Lager: Brauchen Sie eine Lagerwirtschaft? Haben Sie einen oder mehrere stationäre Läden?
- Shopsystem: Welches Shopsystem nutzen Sie? In diesem Fall selbstverständlich Shopware.
- Cloud oder Lokales System: Bevorzugen Sie eine SaaS-Lösung oder soll diese lokal wie Shopware auf einem Server liegen?
- Buchhaltung/ Zahlungsdienstleister: Welchen Stellenwert hat das Thema Buchhaltung und welche Zahlungsdienste müssen abgebildet werden?
- Skalierbarkeit: Messbarkeit ist das A und O. Sie wollen schließlich wissen, wie schnell Ihr Unternehmen wächst und welche neuen Anforderungen an die WaWi oder ERP daraus resultieren.
Shopware Lösungen von IronShark
Als Shopware Agentur beraten wir Sie gern zu den Best Practices bei der WaWi und erstellen einen individuellen Shopware Shop für Sie!
Faktoren zur Auswahl der richtigen WaWi
Als Shopsystem haben Sie sich für Shopware entschieden oder betreiben dies bereits. Haben Sie bereits ein Warenwirtschaftssystem können Sie nun gleich nachschauen, ob dieses eine Schnittstelle zu Shopware anbietet und andersherum. Fehlt nur eine Schnittstelle, können Sie sich überlegen, diese entwickeln zu lassen.
Shop-Größe
Betreiben Sie bislang einen Online-Shop mit Shopware und benötigen nun eine Warenwirtschaft, sollten Sie kontrollieren, wie viele Bestellungen Sie und Ihre Team täglich bearbeiten müssen. Sind es nur einige Dutzend oder befinden wir uns eher in den Hunderten oder Tausenden?
Thema Lagerwirtschaft
Wie wichtig ist die Lagerwirtschaft? Klingt banal ist aber ein erheblicher Faktor der auch unter die Skalierbarkeit fällt. Verkaufen Sie z.B. Ihre Artikel nur mithilfe von Dropshipping-Partnern, müssen Sie lediglich Ihre angebotene Menge bei Bedarf auf 0 setzen können, damit die Verkäufe gestoppt werden.
Reichen jedoch Mindestmengen und Bestellmengen als relative Größe im Verkaufsprozess nicht mehr aus und es werden automatisierte Lösungen benötigt, so brauchen Sie definitiv eine Warenwirtschaftssoftware, welche aber auch simpler ausfallen kann.
Buchhaltung und Zahlungsanbieter
Auch die Buchhaltung sollte absolut korrekt und idealerweise vollautomatisiert ablaufen. Oder möchten Sie jede Zahlung manuell kontrollieren und auf bezahlt/offen setzen müssen?
Ebenfalls sollten alle Bestellungen gebündelt an einem Ort bearbeitet werden: Ebay, Amazon, Online-Shop oder Etsy werden idealerweise übersichtlich auf einer Oberfläche dargestellt. Denn für die Buchhaltung ist es essentiell, dass alle Zahlungen klar einer Rechnung zugeordnet werden.
SaaS oder lokales System
Hier kommt es ein wenig auf Ihre Vorlieben an: mieten Sie Ihre WaWi in einer Cloud-Lösung, so liegen letztlich alle Rechte beim Anbieter. Stellt dieser seinen Dienst ein, so verlieren Sie Ihr System.
Bei einer lokalen Software haben Sie die komplette Kontrolle, müssen aber meist für die Einrichtung und das Aufsetzen der Software aufkommen und diese organisieren.
DSGVO konform sind alle für Deutschland zugelassenen WaWi Systeme, die in Deutschland gehosted sind.
Messbare Ergebnisse
Einige Anbieter mit Warenwirtschaftslösungen bieten unterschiedliche Pakete an, welche man in seinen Funktionen auch upgraden kann. Denn letztlich ist es enorm wichtig, dass nicht nur der eigene Webshop skalierbar ist sondern auch die angebundene Software.
Alle zwei Jahre sollten Sie sich mindestens fragen: wohin soll der Weg gehen? Ist die vorhandene Software noch ausreichend? Damit Sie nicht immer wieder vor der Überlegung eines Wechsels aufgrund von Grenzen des vorhandenen Systems stehen, planen Sie am besten gleich von Anfang an Luft nach oben ein.
Alle diese Fragestellungen sollen Ihnen helfen, die für Sie beste WaWi für Shopware zu finden.
Welche ist die beste Warenwirtschaft für Shopware?
Sie haben sich nun Ihre Anforderungen notiert und sind sich sicher, dass Sie nun Warenwirtschafts-Lösungen vergleichen können. Wir fassen Ihnen nun unsere beliebtesten WaWi Systeme in Ihren Funktionen zusammen.
WeClapp
- WeClapp steht für richtig starke Automatismen: Bestelleingang, Zahlungsabgleich, Buchungssatz, Abgleich Warenbestand vollautomatisiert
- starker Support, auch bereits schon in der Testphase
- sehr umfangreich und mächtiges System, deshalb insbesondere für große Online-Shops mit vielen Verkaufskanälen bestens geeignet
- vorhandene Schnittstelle zu Shopware
- hoher zeitlicher und finanzieller Aufwand der Einrichtung
Billbee
- lässt sich sehr einfach einrichten
- sehr schnelles Einarbeiten möglich
- halbautomatisch: Lieferungen aus Shopware werden abgerufen, Zahlungsabgleich bei PayPal und der Bank funktioniert halbautomatisch, Zahlungsabgleich mit PayPal erfolgt nur manuell
- Einfache Änderung des Status einer Bestellung, die löst automatische Tasks wie Versand der Rechnung per Email an Kunden, Infos über Versand- und Bestellinfos, Infos werden auch in Shopware aktualisiert
- guter Support per Email
- leider nicht vollautomatisch: Filter und Sortierfunktionen unterstützen im täglichen Handling
- nur für Shops mit nicht mehr als um die 100 Bestellungen pro Tag, sonst wird der Zeitaufwand für die Bearbeitung der Bestellungen und dem Erstellen der Rechnungen und Abwicklung der unterschiedlichen Zahlungseingänge zzgl. Versand der Informationen an den Kunden zu groß
- erledigt nicht die Buchhaltung, hierzu braucht es ein extra Anwendung
Pickware
- Pickware ist bereits in Shopware integriert
- auch für KMUs geeignet
- ist filialfähig und unterstützt damit auch stationären Verkauf
- integriert sind CRM, Anbindung an die Buchhaltung, Schnittstelle für Marktplätze und Kasse
- keine Konnektoren oder Synchronisationsprozesse notwendig
- das Bedienen von Pickware läuft komplett über das Backend von Shopware und verbraucht dementsprechend Kapazitäten
- nicht ganz unerheblicher Aufwand für die Einrichtung
- kostenpflichtig
Vario
- besonders für mittelständische und große E-Commerce Betreiber:innen geeignet
- es ist filialfähig, unterstützt CRM, hat Anbindungen zu Kasse, Buchhaltung, Schnittstellen zu Online-Shop und Shopware sowie Schnittstellen zu Marktplätzen
- erlaubt Multi-Channel Retail
- ist ein standardisiertes Konzept, dessen Einrichtung bei um die 500 bis 1.000€ liegt
- relativ hoher finanzieller Aufwand mit ca. 600€ Nutzung/Jahr
Dies ist nur eine Auswahl und soll Ihnen zeigen, welche Anbieter es gibt und wie sehr sie sich vorab informieren müssen. Steigen Sie erst ein und haben erwartungsgemäß zeitliche Kapazitäten händisch Rechnungen auszustellen? Legen Sie Wert auf vollautomatisierte Abläufe? Welcher finanzieller Rahmen steht Ihnen für die Einrichtung und die entstehenden Kosten aus Kauf oder Nutzungsgebühren jährlich zur Verfügung?
Je mehr Vorarbeit Sie in die Planung und Auswahl stecken, desto länger haben Sie Nutzen an der Warenwirtschaftslösung.
Fazit
Neben der Auswahl der richtigen E-Commerce Anwendung gilt es das Shopsystem so sicher und effizient wie nur möglich zu konzipieren. Neben Warenwirtschaft oder ERP gilt es die richtigen Schnittstellen für weitere Dienste wie Buchhaltung, Lager, CRM, Zahlungsdienste und vieles andere mehr zu entscheiden und einzurichten.
Es gibt viele gute Lösungen und Anbieter, aber nicht alle werden für Sie infrage kommen. Erstellen Sie eigene Anforderungslisten und checken Sie drei Konkurrenten gegen. Lesen Sie Nutzerberichte zu Benutzerführung und intuitiven Abläufen.
Haben Sie einen Favoriten, fragen Sie bei dem Anbieter nach einem Testsystem, um alle Funktionen zu testen und das Backend kennenzulernen. Nur so haben Sie eine valide Möglichkeit sich zu entscheiden.
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